🌿
茶籽堂 參訪團 AI 系統 SOP 流程規劃
本文件呈現從客戶詢問到結案的完整流程，供茶籽堂確認系統 SOP 是否符合實際作業需求
偷懶辦公室 × 茶籽堂
2026 年 6 月
LINE LIFF ＋ AI ＋ 後台管理
供客戶確認用
① 客戶端示意
客戶如何從 LINE 填寫參訪需求
客戶在茶籽堂 LINE 官方帳號詢問後，業務傳送 LIFF 表單連結，客戶在 LINE 內即可直接填寫參訪需求
（a）LINE 聊天介面
‹
🌿
茶籽堂官方帳號
參訪諮詢
您好，我是農業部的吳品融，想詢問企業參訪的相關事宜，請問可以提供嗎？
10:05
吳
S
您好！感謝您的詢問 🌿
請點選下方表單填寫參訪需求，我們會儘速安排！
10:08
📋 填寫參訪需求表單（LIFF）
好的，我填寫完了！
10:15
吳
😊
輸入訊息...
▶
→
（b）LIFF 表單（LINE 內開啟）
🌿 茶籽堂 參訪需求表單
參訪單位 *
行政院農業部
參訪目的 *
永續旅遊 ＋ 苦茶園見學
預估參訪人數 *
約 50 人
偏好日期
2026 年 6 月中旬
餐食需求
午餐（葷素自理通知）
預算範圍
NT$80,000–100,000
✓ 已送出，等待茶籽堂聯繫
送出後自動同步至後台，業務同步收到通知
📝 流程說明：
客戶只需在 LINE 內點選表單連結，無需下載 App 或登入額外系統。表單送出後，後台自動產生「接洽案件」，業務收到 LINE 通知，資料不再停留在對話中。
↓
② 業務與後台流程
業務收到需求後，在後台建立參訪團專案
LIFF 表單送出後，業務在後台接洽工作台審閱需求、AI 提醒缺漏欄位，確認可成團後一鍵建立參訪團專案
（a）業務收到通知
📋
新接洽案件
LIFF 表單｜1分鐘前
🏢
行政院農業部
👤 吳品融 ｜ 📱 LINE
👥 約 50 人
📅 6 月中旬
💡 永續旅遊 ＋ 苦茶園見學
💰 NT$80,000–100,000
⚠
AI 提示：
餐食需求未完整填寫
查看需求
稍後處理
→
（b）業務在後台審閱接洽
📋 客戶接洽工作台
Pipeline 狀態
新詢問
農業部
50人 ｜ 6月中
新
需求確認
陽明交大
25人 ｜ 7/03
主管評估
台積電
80人 ｜ 6/22
⚠
AI 缺漏提醒：
餐食葷素人數、司機餐食需確認
產生追問訊息
聯繫客戶
→
（c）建立參訪團專案
🏢 建立成團專案
農業部 永續旅行 ✅ 可成團
📅 2026/06/15
👥 50 人
💰 預算 NT$80,000–100,000
👤 負責：Sandy
💬 LINE 群組：待綁定
自動建立以下項目：
✅ 成團專案（PRJ-2026-018）
✅ 標準待辦清單（12 項）
✅ Google 行事曆活動
⭕ LINE 群組待綁定
一鍵建立成團專案 →
📝 流程說明：
業務確認需求後，主管評估可成團，系統自動建立專案、待辦清單與 Google 行事曆，後台所有人員（行政、主管、財務）都能即時看到專案狀態，不再靠 LINE 群組交接。
↓
③ 後續設定與呈現
排定行程、設定報價，後台 Dashboard 全程追蹤
成團後，業務在後台排定行程元件、設定報價並一鍵傳至 LINE 群組，後台 Dashboard 集中呈現所有狀態與待辦
（a）排定行程並設定報價
🗺 行程時間軸 — 06/15
09:00
歡迎致詞
30分
09:30
苦茶園見學
90分 ｜ NT$12,000
11:00
茶油冷壓示範
45分
11:45
午餐
60分 ｜ 50份
13:00
製茶 DIY
60分 ｜ NT$12,000
14:00
伴手禮 ＋ 賦歸
90分
外部成本合計 NT$46,900
💰 報價設定 — 農業部
參訪服務費（50×$1,200）
$60,000
午餐（50×$200）
$10,000
伴手禮（50個）
$7,500
公關品
$5,000
未稅合計
NT$82,900
含稅合計
NT$87,045
📱 傳至 LINE 群組
預覽
→
報價卡傳至 LINE 群組
‹
🏛
農業部 參訪群組
3 人
S
吳科長您好！以下是本次參訪報價，麻煩確認後回簽 🙏
10:23
🌿 茶籽堂 參訪報價單
活動日期：2026/06/15
人數：50 人
未稅合計：NT$ 82,900
含稅合計：
NT$ 87,045
訂金 50%：NT$ 43,523
有效期限：06/10
📄 查看報價 ／ 線上回簽
收到！我們確認後會回簽，謝謝！
10:45
吳
😊
輸入訊息...
▶
→
（b）後台 Dashboard 集中呈現
🌿 茶籽堂 參訪團後台
2逾期
1待審
📊 總覽
📋 客戶接洽
🏢 成團專案
💰 報價追加
✅ 待辦任務
💬 LINE 訊息
🤖 AI 確認
🧾 對帳發票
8
接洽中
3
進行中
12
待辦
186K
本月收款
進行中參訪團
單位
日期
狀態
訂金
農業部
06/15
準備中
已收
台積電
06/22
報價中
待收
陽明交大
07/03
成團評估
—
⚠ 逾期任務
• 農業部 — 確認最終人數
逾期2天
• 農業部 — 公關品備料確認
逾期1天
業務、行政、主管、財務各自看到自己需要處理的事項
📝 流程說明：
成團後業務在後台排定行程、計算報價，一鍵傳至客戶 LINE 群組。客戶回簽後，系統追蹤訂金、待辦、行前確認、AI 萃取、尾款發票等所有後續作業，全程集中在後台，不再仰賴人工記憶或 LINE 交接。
④ 待辦任務與 LINE 通知管理
成團後自動帶入待辦，LINE 通知依時程推播
成團建立後，系統自動產生標準待辦清單與通知排程。主管可集中審核待確認事項，LINE 推播依設定時間自動發送
（a）成團後自動帶入待辦
✅ 待辦任務看板 — 農業部
自動產生標準待辦（12 項）
確認最終人數與葷素
逾期
負責：Sandy ｜ 06/02
公關品備料確認
逾期
負責：行政 ｜ 06/03
行前一週通知（LINE）
負責：Sandy ｜ 06/08
訂餐確認
負責：行政 ｜ 06/10
行前三天通知（LINE）
負責：Sandy ｜ 06/12
尾款請款訊息
負責：Sandy ｜活動後
⚠ 未完成任務隔日再次推播給負責人
→
（b）主管待確認集中頁
👔 主管待確認事項
主管不需要逐一翻群組，所有需確認事項集中在此頁面
台積電 — 報價 NT$168,000 主管審核
送審人：Cindy ｜ 06/07
核准
退回
陽明交大 — 成團可行性（25人 07/03）
送審人：Sandy ｜人力是否充足？
可成團
暫緩
✅ 主管核准後自動推進下一個工作流程
→
（c）LINE 通知依排程自動推播
‹
🌿
農業部 參訪群組
自動推播 06/08 09:00
S
🌿【行前一週確認】
吳科長您好！距參訪剩一週
請確認以下資訊：
1️⃣ 最終人數
2️⃣ 葷食/素食人數
3️⃣ 交通方式與車牌
4️⃣ 司機/領隊餐食
5️⃣ 主管職稱（名牌用）
感謝！🙏
06/08 09:00
系統自動發送 ✓
S
🌿【行前三天通知】
提醒：06/15 09:00
📍 茶籽堂苦茶園入口
請準時集合，期待您！🌱
06/12 09:00
系統自動發送 ✓
通知發出後自動記錄在專案訊息紀錄中
📝 流程說明：
成團後系統自動建立標準待辦（人力確認、訂餐、公關品、行前通知、尾款、結案等），每項任務設有負責人與期限。未完成任務隔日再次推播提醒。主管待確認事項集中顯示，不再散落各 LINE 群組或工作表格。
↓
⑤ LINE 行前確認與 AI 萃取
AI 整理客戶 LINE 回覆，人工確認後才寫入系統
客戶在 LINE 群組回覆人數、葷素、交通、名單等資訊後，AI 自動萃取成欄位草稿，需同仁確認後才正式寫入，兼顧效率與正確性
（a）客戶在 LINE 回覆確認資訊
‹
🏛
農業部 參訪群組
3 人
S
🌿【行前一週確認】請確認人數、葷素、交通… 🙏
06/08
Sandy 你好！我是吳品融，確認一下：我們總共 48 人，司機要跟所以司機便當要 2 個。葷食 38 個，素食 10 個，其中有 1 個全素不含蛋奶。交通租兩台遊覽車，車牌我等等再傳。主管是王副局長，要做名牌。對了可能會多 1 個人，確定再通知你。
06/08 14:32
吳
→
（b）AI 自動萃取成欄位草稿
🤖 AI 行前確認輔助
AI 萃取草稿（尚未寫入系統）
最終人數
48 人（可能 +1）
待確認
葷食
38 份
95%
素食
10份（全素1份）
92%
全素
1人（不含蛋奶）
80%
車牌號碼
未提供（遊覽車×2）
缺漏
司領餐
司機 2 份
98%
主管職稱
王副局長
99%
⚠ AI 不會自動寫入系統，需人工確認後才更新
→
（c）人工確認寫入 或 發追問
✅ 確認面板
同仁審閱 AI 草稿後，選擇操作：
✅ 確認寫入專案
📣 發送追問訊息
自動產生追問草稿：
吳科長您好！有兩點補充：
1. 遊覽車車牌？
2. 可能新增的 1 人最晚何時確認？
謝謝🙏
✅ 確認後，資料寫入工作表與專案，並通知行政準備
📝 流程說明：
同仁不需要從 LINE 逐字找人數和葷素資訊。AI 先整理草稿並標示缺漏欄位，同仁確認後才寫入，若有缺少資訊（如車牌），系統自動產生追問訊息草稿，一鍵發送至 LINE 群組。
↓
⑥ 收款、發票與結案分析
活動後尾款通知 → 客戶回填匯款 → 財務確認 → 開立發票 → 結案
活動執行完成後，後台發送尾款通知至 LINE，客戶在 LINE 回覆匯款資訊，財務確認後銜接發票流程與結案資料彙整
（a）活動後發送尾款通知
‹
🏛
農業部 參訪群組
S
🌿 感謝農業部今天的參訪！
這次實際出席 48 人，麻煩確認尾款資訊：
💰 尾款金額：NT$ 43,522
🏦 台新銀行 文心分行
創旭數位有限公司
帳號：2080-01-0001-7755
請回覆：匯款日期、金額、後五碼
問卷：[連結]｜照片：[連結] 📸
06/15 16:00
已轉帳！06/18 匯款，後五碼 44219，金額 NT$43,522。感謝茶籽堂！🙏
06/18 10:05
吳
→
（b）財務確認 → 開立發票
🧾 財務審核卡
💬 LINE 匯款回覆
匯款日期：06/18
後五碼：44219
金額：NT$43,522
來源：LINE 群組訊息
財務確認
Lauren 待確認 ｜ 財務確認前不可自動更改狀態
✅ 確認收款
退回補資料
📄 發票流程
發票抬頭
行政院農業部
統一編號
00397360
發票 Email
procurement@moa.gov.tw
金額
NT$43,522
業管回填銷貨單號：
輸入銷貨單號...
儲存
✅ 發票狀態更新，保留操作者與時間紀錄
→
（c）上傳活動照片 ＋ 完成結案
📊 結案資料填寫 — 農業部
實際出席人數
48 人 ✅
問卷連結
已填入 ✅
滿意度
4.8 / 5 ✅
永續影響力
48 人受益 ✅
📷 活動照片上傳
📁
點選或拖曳上傳照片
支援 JPG / PNG，可多選
已上傳 4 張
🌿
☕
🫙
📸
照片自動同步至 Google Drive 結案資料夾
✅ 確認完成結案
📈 完成後自動更新
年度累計：287 人受益
滿意度均值：4.7 / 5
熱門行程排行更新
📝 流程說明：
活動後業務從後台一鍵發送尾款訊息至 LINE。客戶在 LINE 回覆匯款後五碼，財務收到通知後確認，再由業管回填發票銷貨單號。所有結案資料（照片、問卷、滿意度、影響力）集中存入系統，支援長期年度分析，不再散落各處。
↓
🔍 SOP 全流程摘要
完整流程一覽
📱
1. 客戶填表
LINE 詢問 → LIFF 填寫需求表單
📋
2. 接洽評估
後台建立案件 → AI 提示缺漏 → 主管評估
🏢
3. 成團排程
建立專案 → 排定行程 → 設定報價 → 傳 LINE
✅
4. 待辦通知
標準待辦自動建立 → 主管集中審核 → LINE 推播
🤖
5. 行前確認
客戶 LINE 回覆 → AI 萃取 → 人工確認寫入
🧾
6. 收款結案
尾款通知 → 財務確認 → 發票 → 結案分析
⭐ 此 SOP 流程是否符合貴公司需求？
請確認以下各項細節是否與實際作業相符：
1. 客戶端使用 LINE LIFF 表單的方式是否可行？
2. 接洽工作台的 Pipeline 分類（新詢問→需求確認→主管評估→可成團）是否符合茶籽堂內部習慣？
3. 待辦任務的分類與主管集中確認的機制是否符合需求？
4. 行前確認的 AI 萃取流程與追問機制是否需要調整？
5. 收款流程（LINE 回填後五碼 → 財務確認 → 業管填發票）是否與現行作業相符？
6. 結案資料（問卷、照片、滿意度、影響力）的收集方式是否可行？
如有任何調整需求，請告知偷懶辦公室（Kevin）：kevin@inventra.com.tw